02 mayo 2006

Dependencia II

Al hilo de la entrada anterior, la dependencia de una empresa ante el suministrador de un programa va más en relación a la flexibilidad y fiabilidad del propio programa que con el tamaño de dicho suministrador.

Hace unos años la empresa donde trabajaba en ese momento, se planteó la instalación de un control de presencia. Mi jefe optó por fijarse en lo que tenía la empresa mas grande de la zona. Si era bueno para ellos lo tenía que ser para nosotros.

Me puse en contacto con los proveedores de sus sistemas de control. Las condiciones eran bastante feas:

  • Coste superior a los 3.000 euros.
  • Garantía de los equipos de lectura de 3 o 6 meses (no recuerdo).
  • Sistema de control muy rígido y basado en una lógica que casi era imposible aplicar a nuestra pequeña empresa.
  • Licencia para un solo puesto de control, si se quería usar en red vuelta a pasar por caja.
  • Si se usaba para más de 50 trabajadores, pasar por caja.
  • Dispositivo de lectura muy rígido.
  • Si se quería sirena, pasar por caja.
  • Si se querían mas de una instalación, pasar por caja.
  • Mantenimiento caro.
  • Las tarjetas suponían un coste adicional y una dependencia del suministrador.
  • Y si quieres algo más, me haces referencia y pasa por caja...

Evidentemente ante tantos inconvenientes y visto el coste actual y futuro del sistema tuve que luchar contra mi jefe para convencerlo de que sería mucho mas sencillo, económico y flexible realizar nosotros mismos dicho sistema de control de presencia.

El sistema era muy sencillo en su parte hardware, un sencillo lector de códigos de barras conectado a un viejo Pentium que compré en una subasta por internet por menos de 60 euros, haría la función de un digno lector de marcajes, pero en este caso con ciertas ventajas añadidas (en buena parte debido al uso de Linux en dicho equipo):

  • Envío de correo electrónico con errores de marcado y de conexión.
  • Sincronización autónoma con base de datos del sistema de gestión de la empresa.
  • Envío automatizado de marcajes al servidor para integración de datos con el sistema de gestión de la empresa.
  • Funcionamiento en desconexión del servidor mediante cacheo local de los marcajes y trabajadores.
  • Sincronización de hora con servidores de tiempo externos.
  • Programación de mensajes a trabajadores.
  • Control de sirena (ahora mismo si quisiera podría hacerla funcionar desde mi casa).
  • Visualización remota de pantalla de marcaje.
  • Recuperación automática ante cortes de luz.

Todos los datos se integraban en la base de datos corporativa y desde cualquier cliente de la empresa, si se tenían los permisos adecuados, se podían gestionar y procesar los marcajes. Todo ello de forma flexible y perfectamente adaptada a la política de retribución de la empresa (bastante complicada por cierto).

Evidentemente ahora la empresa depende de mí para la gestión de dicho sistema. Pero esto no es del todo cierto, cualquiera con mis conocimientos podría gestionar el mismo y de echo las fuentes de todo el sistema las tiene la empresa. Otra cosa distinta es que encuentre a esa persona, pero ese, desde luego, no es mi problema.

Pero por otro lado los números de mas de 4 años de funcionamiento ininterrumpido cantan una nula dependencia de la empresa para con un servidor:

  • El primer marcaje registrado es de 2002-02-17 06:30:00.0000
  • El sistema lleva registrados 113.137 marcajes.
  • Durante todo este tiempo el lector de marcajes se ha apagado menos de 40 veces y siempre por temas de desconexiones eléctricas.
  • Sigue funcionando el mismo Pentium 586 con 44 megas de RAM. Los 60 euros están sobradamente amortizados ;)
  • Creo que en el "lector" sigue estando el mismo monitor reciclado del principio, pero no esto seguro.
  • El sistema nunca ha fallado y no necesita ningún mantenimiento.

Repito lo que dije al principio la dependencia depende fundamentalmente de la fiabilidad y flexibilidad del sistema no de quién lo distribuya.

5 Comments:

Anonymous Jaizki said...

Si el sistema de fichajes es importante para la empresa, y supongo que lo será si de él depende la retribución, me parece demencial que dependan de un Pentium de segunda mano comprado en el 2002 y de un programa que sólo entiendes tú, por mucho que tengan los fuentes.

Estoy seguro de que el programa funciona como un reloj, y de que el Pentium puede tirar años sin fallar, pero como falle cuando tú estés de vacaciones, o te hayas marchado a vivir a otra ciudad. ¿Cuánto tiempo tardarían en recuperar la operativa? ¿Qué pasaría con los salarios que dependen de los fichajes?

Es evidente que la empresa debería tener planificada la contingencia del sistema, y no la tiene.

Para evitar estos problemas, hay normativas de seguridad que permiten analizar el nivel de riesgo que supone el fallo de un sistema en función de la probabilidad y el impacto, y tomar decisiones de inversión en función de estos niveles de riesgo. En concreto, la UNE-ISO 17799, como recomendación de buenas prácticas, y la UNE 71502 como norma certificable. Si te interesa el tema, te puedo poner en contacto con gente que lo conoce bien.

2/5/06 18:56  
Blogger Telémaco said...

Pues estoy de acuerdo con Jaizki.

Aunque también estoy de acuerdo contigo en que el tamaño o prestigio de una empresa, hoy en día nada tiene que ver con el riesgo de quedarse tirado.

También tengo mis batallitas que respaldan esto, y que contradicen la creencia más extendida de que "si hay que depender de alguien, mejor que sea de uno de los grandes".

Siguiendo ese criterio la empresa para la que trabajo, a la hora de comprar cierto hardware,decidió "casarse" con IBM (¿es bastante grande?) y nos dejaron tirados cuando decidieron abandonar algunas lineas de producto.

Como el hombre es el único que tropieza dos veces en la misma piedra, nos "casamos" con otra empresa grande de software para adquirir algunos sistemas... y la gran empresa fue adquirida por otra aún más grande, que cambió tanto el software que dejó de ser compatible (si no volvías a pasar por caja y por otra implantación).

Y tengo muchas más batallitas parecidas.

Aunque obviamente la solución no es depender de una sola persona, más bien está en lo que tu bien apuntas de invertir el tiempo y dinero necesario para que el diseño interno del sistema y su documentación sea tal que verdaderamente cualquier otro profesional pueda meterle mano fácilmente.

Una de las cualidades de un buen sistema, además de la eficacia y eficiencia, debe ser que esté bien estructurado, bien documentado y que sea flexible y fácilmente ampliable y modificable.

2/5/06 19:43  
Blogger Julen said...

Quizá pudiéramos intentar suprimir los sistemas de control de presencia, ¿no? A lo mejor ahorrábamos costes y ganábamos en confianza. Es sólo una idea ;-)

3/5/06 08:25  
Blogger LibertaCom said...

Jaizki, amigo, que tampoco hay que dramatizar demasiado con esto. En la empresa hay casi 50 personas, pero si falla tampoco pasaría nada, circunstancialmente se puede usar el método antiguo: apuntar a mano en una tabla las horas. No es muy eficiente pero para pasar el mal trago de una caida es suficiente.
La contingencia de la caída del pentium, la tengo prevista, tengo exactamente otro igual desde hace 4 años esperando a que pete este, además de otro lector de código de barras.
La contigencia de mi caída, sinceramente, no es mi problema, es el problema de la empresa. Como ya he dicho en otra ocasión, no creo conveniente tener que pedir perdón por lo que yo sepa o no sepan los demás. Además el sistema esta sobradamente amortizado, cuando quieran pueden cambiarlo.
Esta empresa concreta tendría que tener planificadas muchas cosas ;), y si no las tiene, ahora ya, me importa un pepino.
Como te habrás dado cuenta no tengo a esta empresa en mucha estima, pero gracias por las referencias.
Me encanta que vengas por aquí como abogado del diablo, al final me obligas a darle otra vuelta de tornillo a las cosas, y no sabes como me gusta eso ;)

Telémaco la verdad es que este sistema concreto sería muy sencillo de documentar, pero a duras penas me dejaron ponerlo en práctica, como para pedirles unos días para hacer una documentación adecuada que nadie iba a leer.
La verdad es que, por desgracia, no nos movemos en el mundo ideal que nos gustaría. Nosotros no somos perfectos, nuestros jefes menos todavía y seguramente las alternativas a nuestras soluciones (como en este caso los proveedores del control de presencia que estudié) tampoco.
Al final todo se reduce a un balance entre el riesgo, el coste y la oportunidad. Y siempre alguno de estos puntos sale tocado.

Julen en este caso no estoy de acuerdo contigo. En el caso del taller de producción, el sistema de presencia añade eficiencia a la gestión de las remuneraciones. Al principio la gente lo podía ver como una forma de control, pero a la larga este sistema les resulta mas cómodo y le das mas seguridad. En el caso de los trabajadores de oficina, que era el mío, se le añaden ciertos beneficios extra, ya que el sistema te permitía mas flexibilidad horaria. Yo soy muy noctámbulo y poco madrugador y hasta la puesta del sistema tengo la seguridad de que mi jefe tenía la suspicacia de que lo estaba engañando con las horas porque casi siempre llegaba tarde. Después de ponerlo todo eso se acabó y de echo terminó beneficiándome porque ahora computaban tiempos extras que antes yo mismo no consideraba ni apuntaba.
Yo creo que los controles de presencia mas que un sistema de control es un arbitro imparcial entre la dirección y el personal. De echo cuando se miden las cosas se suprimen las apreciaciones subjetivas, en muchas ocasiones tendenciosas.

3/5/06 10:05  
Anonymous Jaizki said...

Encantado de hacer de abogado del diablo. ;)

3/5/06 14:53  

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