08 noviembre 2005

Sistema Integrado de Gestión o ERP

Mi modelo de negocio esta muy cerca del desarrollo personalizado de Sistemas Integrados de Gestión o ERPs.

Si se busca el concepto de ERP en Internet se pueden encontrar cientos de explicaciones, a cual mas confusa, sobre el término. Sin embargo, el otro día, en mi competencia encontré algunas explicaciones que clarifican muy bien este tema. De lo que llevo leido sobre el tema es lo que mas se acerca a mi visión de un ERP.

"Diferencias entre Pr***** y un sistema contable tradicional

Pr***** no es un simple sistema contable, es un sistema integrado de gestión, concepto este último más ambicioso, moderno y operativo que el primero de los citados.

Los sistemas contables aportan una visión "desde contabilidad hacia gestión", de manera que todo se basa en los planes de cuentas y los movimientos contables, si bien como complemento a los asientos, pueden introducirse datos adicionales tales como previsiones de vencimientos (a cobrar o a pagar), identificación fiscal de los terceros, etc.

Un sistema integrado de gestión orienta los datos "desde gestión hacia contabilidad", de modo que la información base no es contable, sino que es de gestión, por lo que su naturaleza es, por definición, mas "rica" y amplia que los datos meramente contables. Por supuesto, en este tipo de sistemas la contabilidad no se olvida, simplemente ocurre que se obtiene como valor añadido o resultado de los movimientos de gestión.

Realmente el enfoque válido es el de los sistemas de gestión, puesto que las contabilidades siempre se quedan "cortas". Tanto es así que es muy habitual que el usuario complemente su información contable con recursos externos de tipo ofimático (hojas de cálculo, principalmente), si bien este planteamiento tiene el inconveniente de dispersar la información de la empresa."

En este párrafo no pude evitar emocionarme de alegría, en los últimos meses me he peleado mucho para tratar de explicar el concepto "gestión" y hacerselo entender a distintos jefes de departamento y responsables de procesos en la empresa donde he desarrollado e implantado un S.I.G.
Curiosamente a quien mas cuesta es a los contables, pecan de asiento-centrismo. No es fácil hacerle entender las posibilidades de un registro de "gestión" para una inmovilizado, un préstamo, una factura, ...
Y decirles que el tema contable de un ERP es la parte "tonta" del mismo, que casi el 95 % de los asientos se pueden generar automáticamente desde operaciones de gestión y que un programa de contabilidad tiene poco mas de 6 tablas en una base de datos y unos 10 formularios, tampoco ayuda mucho. Seguiré insistiendo ;)

"¿Qué aporta Pr***** como sistema de gestión?

La utilización de Pr**** en una empresa promotora aporta fundamentalmente una visión conjunta y coordinada del negocio. Es lo que muchos teóricos de estos temas resumen con el término INTEGRACIÓN.

El diseño del sistema invita a que cada departamento (ojo: entiéndase departamento como función concreta, no necesariamente como elemento organizativo), introduzca los datos que le son naturales, pero cada uno de ellos se convierte en un eslabón de una cadena que, en definitiva, representa la totalidad de la actividad de la empresa.

Como siempre, lo mejor es tomar un ejemplo, y ahora utilizaremos el de una venta de un inmueble. Cuando el encargado de gestionar las ventas introduce los datos del cliente junto con el inmueble vendido y el compromiso de cobro pactado, lo hace para poder obtener resultados inmediatos para sus necesidades.

Es decir, trabaja para tener la ficha del cliente, imprimir letras, contratos, y demás instrumentos necesarios para llevar la venta a buen fin. Pero ese trabajo no queda aislado, puesto que en caso de firmarse la operación, esos mismos datos van a servir al departamento de contabilidad para componer el asiento contable de la venta y para emitir la factura que justifica el devengo del impuesto.

De la misma forma, en el momento de liquidar la operación para entregar llaves, el departamento de ventas aprovecha todas las gestiones que se han realizado en administración, para disponer de forma automática de una ficha de venta totalmente actualizada."



Como habrán visto la solución de donde he sacado estas citas es para promotoras. En mi caso he desarrollado el S.I.G. para una constructora-promotora. El terreno de "gestión" a cubrir es mas basto y complejo.

"En el ámbito tecnológico, las empresas demandan, en primera instancia , soluciones que automaticen las tareas de carácter repetitivo y, fundamentalmente administrativo. En este sentido el ERP se constituye en la aplicación dorsal de la empresa, en torno a la cual se integran todos los procesos financieros y de negocio.

Una vez superado ese estadio las organizaciones demandan la explotación de los datos almacenados con fines bien distintos.
Es en ese momento, cuando se espera que el sistema “colabore” en actividades donde la aplicación del conocimiento y la propia experiencia faciliten la toma de decisiones y, por extensión, mejoren la productividad del negocio.

Así las cosas, podemos hablar de dos niveles en el uso de la información:

• Nivel Operativo: Para las tareas cotidianas y repetitivas.
• Nivel Estratégico: Para el Seguimiento y la Toma de Decisiones

Pero las aplicaciones de gestión (ERPs) están diseñadas para llevar las transacciones diarias del negocio, por lo que no cuentan, de forma estándar, con elementos que permitan hacer estudios más avanzados, y con un alto grado de personalización."


Aquí me gustaría señalar la resistencia que he constatado a ciertos niveles medios y altos en las organizaciones para la integración de herramientas "estratégicas". Un buen S.I.G. es un gran asesino de gurús departamentales. Visto así es lógico que tenga reticencias, les quita su parcela de poder, la mayoría de las veces, miope y mezquinamente mantenida mediante el control de la información.
No hay mayor problema en ello, salvo que traten de impedir la implantación de registros fundamentales para el nivel "operativo" del S.I.G. En los ERPs hay ciertos registros que dadas sus interrelaciones entre procesos y áreas, son fundamentales para terminar el rompecabezas que en cierto sentido son los sistemas integrados. La falta de un registro de este tipo lastra y en ocasiones impide el avance en distintos procesos de gestión de la organización. Ese si que es un escollo mayor en la implantación de un S.I.G.

El tema es muy interesante y complejo, otro día continuaré tratando de comprenderlo un poco mas.

3 Comments:

Blogger Telémaco said...

Me ha encantado tu blog.

Antes de seguir leyendo post más recientes,si no te molesta, te doy la bienvenida a mi blogroll.

El parrafo de "..asesino de gurús departamentales..." me ha parecido brillante. ¿Me prestas la frase?

28/11/05 17:12  
Blogger LibertaCom said...

Muy honrado, a mi también me gustan mucho tus post y te tengo en la última sección de mi lector de blogs. Siempre me gusta dejar lo mejor para lo último.
Por lo de la frase, igual, encantado de que te guste ;)

28/11/05 17:34  
Anonymous Anónimo said...

Si tienes un erp me gustaria conocer mas detalles del mismo. Mi correo es raul arroba urbanamarketing.com

15/8/06 10:02  

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